La verbalizzazione delle riunioni degli organi societari: i profili data protection – Avv. Del Ninno

Le nuove frontiere della governance digitale tra verbalizzazione elettronica, intelligenza artificiale e tutela dei dati personali

Come si gestisce la verbalizzazione delle riunioni societarie nell’era della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale.

Le implicazioni del GDPR nei processi di verbalizzazione elettronica e nelle registrazioni audio-video delle assemblee e dei consigli di amministrazione.

Le misure tecniche e organizzative per garantire liceità, correttezza, trasparenza e sicurezza del trattamento dei dati nei verbali societari.

Le regole civilistiche e le soluzioni digitali conformi al Codice Civile e al Codice dell’Amministrazione Digitale per la tenuta e la conservazione dei libri sociali elettronici.

I nuovi strumenti di trascrizione automatica, riassunto e archiviazione tramite AI e cloud e le relative valutazioni di impatto privacy (DPIA).

Come conciliare il diritto di accesso dei soci con la protezione dei dati personali e i limiti derivanti dai “diritti e libertà altrui”.

Contenuti del Corso di Formazione

Il corso offre un approfondimento giuridico-tecnico su come gestire la verbalizzazione delle riunioni societarie nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, alla luce del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del Codice Civile e del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Viene analizzato il ruolo crescente delle soluzioni digitali e di intelligenza artificiale nella redazione e archiviazione dei verbali di assemblee e consigli, evidenziando i rischi privacy e di sicurezza connessi alla registrazione, trascrizione, sintesi automatica e archiviazione in cloud dei dati personali contenuti nei verbali.

Il corso integra profili civilistici, tecnologici e di data protection, con esempi pratici di digitalizzazione dei libri sociali, conservazione digitale e accesso ai dati societari da parte di soci, amministratori e terzi.

Destinatari

L’evento formativo è rivolto a:

• Segretari societari, Direttori affari legali e societari, Amministratori e componenti di CdA;
• DPO, Responsabili della protezione dei dati, Compliance Officer, Privacy e Legal Specialist;
• Consulenti legali e notarili, professionisti dell’ambito corporate governance;
• Responsabili IT e Digital Transformation impegnati nella digitalizzazione dei processi documentali;
• Società di capitali, cooperative e gruppi societari che adottano sistemi di verbalizzazione elettronica o automatizzata.

Obiettivi del Corso

• Fornire strumenti operativi e giuridici per la corretta gestione dei verbali societari in formato elettronico o digitale;
• Comprendere le implicazioni privacy del trattamento dei dati personali (voci, immagini, trascrizioni, documenti) nelle verbalizzazioni e nei libri sociali;
• Definire le misure tecniche e organizzative di sicurezza per la conservazione, protezione e autenticità dei verbali elettronici;
• Chiarire le responsabilità del titolare del trattamento e degli organi societari nella redazione e diffusione dei verbali;
• Analizzare i diritti di accesso ai libri sociali e il bilanciamento tra trasparenza societaria e tutela dei dati personali.

PROGRAMMA

1. Il nuovo contesto normativo tra diritto societario e protezione dei dati
   • Il concetto di “dato” tra GDPR, Data Act, Data Governance Act e Digital Markets Act;
   • Il documento informatico e la sua rilevanza giuridica ai sensi del CAD e del Regolamento eIDAS;
   • Le “leggi del Decennio Digitale” e il loro impatto sulla governance societaria digitale.
2. Verbalizzazione elettronica e strumenti di intelligenza artificiale
   • Trascrizione automatica, registrazione audio-video e generazione di verbali tramite AI;
   • Funzionalità avanzate: sintesi, ricerca semantica, highlights e knowledge base delle riunioni;
   • I rischi privacy connessi al trattamento dei dati da parte di sistemi automatizzati e cloud.
3. Le regole di trattamento e i principi del GDPR
   • Applicazione degli articoli 5 e 24 GDPR alla verbalizzazione;
   • Accountability, minimizzazione, esattezza e sicurezza del dato;
   • Valutazioni di impatto (DPIA), informative e gestione dei diritti degli interessati;
   • Politiche di data protection per soluzioni di verbalizzazione basate su AI e cloud.
4. Digitalizzazione degli atti societari e libri sociali elettronici
   • Tenuta informatica dei libri sociali (artt. 2215-bis, 2421 e 2422 c.c.);
   • Sicurezza, autenticità e certezza della data di pubblicazione dei documenti (art. 2441 c.c.);
   • Soluzioni tecniche per firma digitale, marcatura temporale, blockchain notarizzata e conservazione a norma AgID.
5. Il diritto di accesso e la tutela dei dati personali
   • Il diritto di accesso ai sensi dell’art. 15 GDPR e i limiti per la tutela di segreti aziendali e diritti altrui;
   • Il bilanciamento tra trasparenza societaria e privacy;
   • Le Linee Guida EDPB 1/2022 e la giurisprudenza recente (CGUE, C-132/21, 19 gennaio 2023).
6. Governance e responsabilità
   • Il ruolo del titolare del trattamento e del DPO;
   • Gestione del rischio e accountability nella verbalizzazione digitale;
   • Le implicazioni del Decreto Trasparenza 104/2022 e dell’AI Act sui sistemi di registrazione automatica.